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Administrator & Koordinator für Tagungen & Seminare mit Homeoffice-Option (m/w/d)

Seminaris Hotel Bad Boll
over 1 year ago
Full-time
Remote

Unsere Gäste und Partner finden bei uns ihren "place to grow" – Als Administrator & Koordinator für Tagungen & Seminare (m/w/d) unterstützt du unsere Kunden bei der Vorbereitung und Umsetzung von Veranstaltungen in unserem Haus und stellst sicher, dass ihre Bedürfnisse vor, während und nach der Veranstaltung bestens erfüllt werden. 

Du bist ein Organisationstalent und schaffst gerne Veranstaltungen, in denen unsere Kunden ihren Gedanken freien Lauf lassen können. Bei uns planst du nicht nur Workshops, Meetings, Tagungen und Kongresse, sondern schaffst Räume für kreative und zukunftsorientiere Prozesse mit agilen Formaten und Methoden im Kontext von New Work.  

Die Rolle umfasst: 

  • Kundenbetreuung: Du betreust und berätst unsere Kunden, um ihre Anforderungen und Erwartungen zu verstehen und individuelle Veranstaltungen zu planen.  
    Vor Ort bist du ihr erster Ansprechpartner und sorgst dafür das alles wie am Schnürchen läuft. 

  • Planung und Umsetzung: Du legst die geeigneten Räumlichkeiten, technischen Anforderungen und Catering-Optionen fest, sorgst für ein optimales Setting und steuerst die technische Ausstattung, Bestuhlung, Materialien sowie die Trainer/Coaches.

  • Administration:  Du buchst alle Details sorgfältig in unsere Hotelsoftware (SiHot) ein und trägst damit zu einer vorausschauenden Planung sowie einer reibungslosen Rechnungsstellung bei.

  • Koordination: Als Bindeglied zwischen den Teilnehmern, Trainern und Abteilungen stellst du sicher, dass alle Beteiligten optimal mit den notwendigen Informationen versorgt sind. 

  • Qualitätskontrolle: Mit dem Anspruch, dass jede Veranstaltung zu einem tollen Erlebnis wird, checkst du alles von A bis Z und stellst sicher, dass unsere Qualitätsstandards eingehalten werden.

Wir bei Seminaris lieben die Veränderung. Deshalb geben wir nicht nur innerhalb unseres Aufgabengebiets unser Bestes, sondern wollen unsere Organisation jeden Tag zum Besseren verändern. In der Rolle des Administrators & Koordinators für Tagungen & Seminare (m/w/d) wünschen wir uns deshalb Teamplayer, die offen sind für neue Arbeitsweisen und interessiert an fachlichem und persönlichem Wachstum.

Was wir uns zusätzlich wünschen: 

  • Erfahrung: Wenn du Erfahrung in der Hotellerie z.B. als Hotelfachmann (m/w/d) oder Veranstaltungskaufmann (m/w/d) hast und Leidenschaft für die Planung und Organisation von Seminaren oder Workshops mitbringst, dann hast du die Grundvoraussetzungen schon im Gepäck.

  • Kenntnisse in EDV und Hotelsoftware: Microsoft Office kannst du richtig gut bedienen, auch Hotelmanagementprogramme sind kein komplettes Neuland für dich. Kenntnisse in SiHot wären ein dickes Plus. 

  • Liebe zum Detail: Bei den Buchungen entgeht dir kein Detail, denn deine Genauigkeit trägt zu unserer Wirtschaftlichkeit bei. Du hast ein kreatives Auge und eine Spürnase für Trends bei der Gestaltung von Tagungen und Seminaren, um unseren Service stetig zu verbessern und immer etwas besonders zu machen.  

  • In der Ruhe liegt die Kraft: Du bringst die Fähigkeit mit, in stressigen Situationen die Ruhe zu bewahren. Deine Spontanität hilft Dir auch mal beim Improvisieren. 

  • Kommunikation: Die Interaktion mit unseren Kunden, Dienstleistern und unserem Team bereitet dir Freude. Du wechselst gerne die Perspektive, um ein Verständnis für die Wünsche und Bedürfnisse unserer Kunden zu entwickeln. 

  • Selbstbestimmtheit: Du scheust dich nicht davor Verantwortung für deine Rolle zu übernehmen, eigeninitiativ und selbstbestimmt zu handeln.  

Onboarding bei Seminaris findet auf sehr persönlichem Weg statt. Mit einem Buddy an deiner Seite lernst du vom ersten Tag an, wie wir ticken und die Unternehmenskultur leben. Dabei ist dein Buddy nicht nur bei der Einarbeitung an deiner Seite, sondern begegnet dir bereits im Kennlerngespräch. 

Und, bist du bereit, gemeinsam mit uns die Zukunft von Seminaris zu gestalten?  

Wenn du dich in dieser spannenden Rolle siehst und dir Werte wie Wertschätzung, Teamstärke, Kommunikationsfreude und Selbstbestimmtheit ebenso wichtig sind wie uns, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen! 

Bitte schicke uns deine vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive Gehaltswunsch (Bruttolohn) und möglichem Eintrittsdatum. 

Solltest du noch Fragen haben, bevor du dich an die Bewerbung machst, dann melde dich gerne. 

Bei Seminaris glauben wir daran, dass man Hotellerie auch anders machen kann: nachhaltig, transformierend und mit unseren Mitarbeitenden im Zentrum. Wir schaffen Räume zum Wachsen, für dich, für uns, unsere Partner und Gäste. Das ist unser Benefit - ein echter Mehrwert für (d)ein persönliches und fachliches Wachsen. 

Dazu gehören ebenso: 

  • Flexible & hybride Arbeitszeitmodelle: Dein Vertrag wird für deinen Arbeitsbereich individuell und bedarfsorientiert ausgestaltet, damit er zu deinem Leben passt.

  • Teilhabe & Mitsprache: Unsere interne Transformation wird von den Mitarbeitenden getragen – auch du kannst Teil unseres übergreifenden Transformations-Teams werden und Seminaris mitgestalten! 

  • Moderne Unternehmenskultur: Unsere gelebten Werte Kommunikationsfreude, Selbstbestimmtheit, Wertschätzung und Teamstärke sorgen für ein positives Arbeitsklima.

  • Verantwortung & Nachhaltigkeit: Bei uns finden deine Ideale ein Zuhause: Wir arbeiten sozial und ökologisch nachhaltig, wir achten auf einen respektvollen Umgang mit Mensch und Natur. 

  • Individuelle Lernreise: Neben deiner fachlichen Weiterentwicklung bieten wir dir zahlreiche Möglichkeiten, um deine Potenziale zu entdecken und dich persönlich zu entfalten. 

  • Wohlbefinden: Selbstverständlich kannst du jedes unserer Häuser auch privat zu Top-Konditionen genießen.